Il y a 8 ans, nous avons choisi Quickbooks pour gérer la pré-comptabilité de notre entreprise. Cette solution ne disposait pas encore de toutes les fonctionnalités pour bien gérer un cabinet d'expertise et les solutions pour ESN étaient bien trop complexes et couteuses. Nous avons donc cumulé les outils pour couvrir notre besoin.
Depuis l'annonce de la fin de QuickBooks en novembre 2022, nous avons fait des choix...
QuickBooks est très pratique pour gérer vos devis, facture, relance, suivi de vos achats et rapprochement bancaire. Mais il manquait la gestion des projets, les relevés d'activité et le suivi d'un planning prévisionnel.
Projet, Planning, Relevé d'activité
Code Rhapsodie est répartie en plusieurs localisations (Lyon, Paris et Toulouse à l'époque), nous avions donc besoin d'un planning commun pour planifier les ressources par projets et anticiper les futurs projets.
En 2017, il n'y avait pas encore de Projets ni les Relevés d'activités dans QuickBooks, on a fait avec les moyens du bord et des documents partagés dans Google Apps.
- un dossier Google Drive par projet,
- un spreadsheets global pour le planning,
- les relevés d'activités produits avec Google Spread sheets,
- les factures envoyées depuis Quickbooks avec le relevé d'activité joint en PDF.
Mais rapidement, la mise à jour manuelle du tableau de planning devenait impossible avec l'augmentation des effectifs. Nous avons donc fait le choix d'une web app pour gérer facilement le planning partagé entre nous mais aussi avec nos clients. Nous avons fait le choix de Teamweek devenu ensuite Toggl Plan.
Toggl plan dispose des fonctionnalités très intéressantes comme la synchronisation avec votre Agenda ou le partage d'un planning projet avec le client ce qui favorise la visibilité et la communication.
En résumé, pour gérer nos clients et nos projets, nous cumulions plusieurs outils avec des frais pour chacun :
- QuickBooks : 39$/mois pour 2 administrateurs
- Teamwork / Toggl Plan : gratuit jusqu'à 5 utilisateurs, 39$/mois pour 10 utilisateurs,
- Google Apps (hors budget car aussi utilisé pour nos boites mails)
Projet et Feuilles de temps QuickBooks
En 2018, QuickBooks ajoute les feuilles de temps à ces fonctionnalités et progressivement elles seront enrichies par les projets et un tableau de bord de suivi du consommé.
Nos collaborateurs pouvaient saisir leur compte rendu d'activité (CRA), sur un projet donnée ou avec une vue hebdomadaire, mais c'était cette dernière qui était la plus utilisée. Les feuilles de temps pouvaient être incluses facilement dans les factures ou jointes en PDF.
Fin de QuickBooks pour décembre 2023
Tout se passait bien et nous étions rodés dans le processus de planification, compte-rendu et facturation, jusqu'à novembre 2022, QuickBooks annonce la fin de son service en France d'ici décembre 2023.
Nous devions trouver l'outil qui couvrira l'ensemble de nos usages en pré-comptabilité mais aussi une partie de la gestion de projet et la gestion de notre planning.
- gérer les devis, les factures d'achats et factures fournisseurs,
- gérer les notes de frais avec une application pour scanner les facturettes
- rapprochement bancaire,
- suivi de la trésorerie avec tableaux ou graphiques,
- une solution de feuille de temps par projet,
- un système d'export des rapport en PDF ou Excel.
Il n'était pas urgent de choisir entre Pennylane, Qonto, Indy, Axonaut, Inqom, Zoho Books, Mon-Expert-En-Gestion (CEGID), Ciel compta, Sage, Je Pilote Mon Entreprise, Agicap et j'en passe... nous avions 12 mois pour le faire.
Et vous, comment avez-vous procédé pour remplacer QuickBooks ?
En 2024, il y aura une révolution en comptabilité d'entreprise avec la facturation électronique, prévue pour juillet 2024 et encore repoussée, et la facture-X qui ne concernera les TPE qu'en 2027. Il est donc préférable de choisir l'outil qui dispose de telles fonctionnalités.
Choix pragmatique et développement à façon
Nous avons donc comparé, noté, évalué, échangé et eu des démonstrations par les éditeurs, pour finalement faire un choix pragmatique, celui de notre cabinet comptable. Ce dernier utilise la suite logiciel CEGID et dispose d'une interface simplifiée pour les entreprises : Mon Expert en Gestion (MEG). Celle-ci couvre les besoins classiques :
- gérer les devis,
- gérer les factures fournisseurs et compatible facture-X,
- gérer les factures d'achats,
- gérer les notes de frais avec une application pour scanner les facturettes (IOS / Android),
- le rapprochement bancaire,
- suivi de la trésorerie avec quelques tableaux et graphiques utiles.
Les exports XLS de QuickBooks nous ont permis d'initialiser notre base clients et fournisseurs. Quant aux factures, nous avons saisie les factures fournisseurs de l'exercice en cours pour simplifier le reprise et nous permettre un suivi des paiements et des relances.
Aucune notion de gestion de projet, suivi de planning ou de compte rendu d'activité dans MEG. Nous avons profité de nos compétences en développement pour développer à façon l'outil qui nous convient, baptisé Teamwork, et nous nous sommes séparés de Toggl :
- gestion d'un planning prévisionnel visuel et simple à mettre à jour;
- partage du calendrier dans son agenda,
- partage du planning des projets avec le client,
- gestion des clients, des projets, des applications et des informations clefs,
- saisie des relevés d'activités avec une feuille hebdomadaire pré-remplie des tâches du planning,
- export des relevés d'activités par collaborateurs, par clients ou par projets.
Retour sur investissement
Coté budget, MEG nous coute un peu moins cher que QuickBooks et c'est inclus au forfait de notre cabinet comptable.
Nous avons fait une économie en abandonnant Toggl plan de l'ordre de 35 €/mois.
Il n'y a pas photo pour l'application de gestion Teamwork, une solution développée sur mesure est bien plus coûteuse qu'une solution en SAAS ou en PAAS; vu que l'on a passé un certains temps pour la développer, qu'on la maintient et qu'on l'héberge, mais sur ce dernier point c'est pratiquement négligeable car elle est sur une plateforme mutualisée avec d'autres applications. Elle répond toutefois parfaitement à nos besoins.
Cette solution est en perpétuelle évolution, développée en PHP / Symfony avec le bundle EasyAdmin et la librairie Toast UI calendar. Nous réfléchissons à la rendre open source ou à la proposer en SAAS. A suivre...
Partagez en commentaire la solution que vous avez choisi pour remplacer Quickbooks ? Une question, une démo de notre solution de gestion de temps à façon, contactez-nous !
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